يكي از دستاوردهاي مهم برنامه ريزي و طراحی شهري در دهه هاي اخير كه در نقاط مختلف دنيا فراگير شده است، تبديل فرآيندهاي خطي به فرآيندهاي چرخه اي و همچنين اضافه كردن مراحلي همچون مستندسازی و ارزيابي طرح ها و پروژه ها پس از اجرا و امكان بازخورد است. در اين ميان، دلايل متعددي براي ارزيابي پروژه ها پس از اجرا وجود دارد. از جمله آنكه مي توان بابررسي خصوصيات پروژه اجرا شده، ميزان دستيابي به اهداف تعيين شده در مراحل قبل را مشخص كرده و ضمن تعيين نقاط قوت وضعف طرح تهيه شده در زمان اجرا، با بازگشت به اهداف و راهكارهاي طرح، مشكلات موجود را اصلاح نمود. همچنين، مستند نمودن پروژه ها پس از اجرا مي‌تواند ضمن مشخص كردن ميزان موفقيت و يا شكست پروژه، براي پروژه هاي مشابه آتي، بهعنوان يك نمونه و يك تجربه ملاك عمل قرار گيرد تا از نقاط قوت پروژه بهره گيري شود و از تكرار ضعف ها و مشكلات پروژه فعلي جلوگيري به عمل آيد.
علاوه بر اين، شيوه و رويكرد به كار گرفته شده در مستندسازی پروژه ها بايد با محتواي آنها سازگاري داشته باشد. بر این اساس بررسی ادبیات مکتوب(اسناد و مطالعات)، ادبیات شفاهی (مصاحبه با کلیه کنشگران، ذی نفعان و ذی نفوذان پروژه) و مشاهدات میدانی از فعالیت های بسیار ضروری در مستندسازی نتایج پروژه و یا ارزیابی آثار آن است که توسط این شرکت انجام شده است.
در دوران انجام یک پروژه شهری وقایع متعددی رخ می‌دهد که در صورت عدم مستندسازی آنها، کلیه گروه‌های ذی‌ربط و ذی‌نفوذ، در آینده به سختی آنها را به خاطر خواهند آورد. هر سازمان با انجام پروژه‌ها، اطلاعات ارزشمندی را از تغییرات و تحولاتی که در پروژه‌ها و یا حتی خارج از آنها رخ داده‌است، کسب می‌کند که در مسیر فعالیت های آتی خود می تواند از آنها یاری بگیرد. به طوری که در صورت مواجه شدن با شرایطی که پیش از این مشابه آن را تجربه کرده است، بهتر از تجربه های پیشین عکس العمل نشان داده و با تکیه بر دانشی که پیش از این کسب نموده است، عملکرد مناسب‌تری خواهد داشت. برای اجتناب از تکرار خطاهای گذشته و همچنین درس‌آموزی و بهره گیری از تجارب گذشته، مستندسازی تجارب و اقدامات امری ضروری محسوب می‌گردد. در یک تشکیلات هر چه بیشتر به موضوع مستندسازی پرداخته شود، امکان بروزخطاهای تکراری و دوباره‌کاری‌ها کمتر خواهد بود. از دیگر سوی نیز، در مدت اجرای پروژه، وقایع و رویدادها، ابتکارها، خلا‌قیت‌ها، تنگنا‌ها و مشکلا‌ت فنی و حقوقی و اجرایی و مالی اتفاق می‌افتد و برای هریک، راه‌حل‌ها و تدابیری اتخاذ می‌شود. چنانچه این تدابیر مستند شوند، کمک مؤثری به پرهیز از تکرار بیهوده و امکان تجربه‌گرایی در اجرای طرح‌ها و پروژه‌ها می‌شود.از این رو، ثبت سیر تکوین و تحقق طرح از زمان پیدایش تا بهره‌برداری می‌تواند کمک مؤثری در تحقق اهداف به شمار آید.
نمونه های قابل ترویج مستندسازی:
